Maak je regelmatig tijd om de cijfers van jouw onderneming met de accountant door te nemen? Zit je er dan altijd een beetje glazig bij? Of verdwijnt de jaarrekening ongezien in een la? Vanaf nu is dat verleden tijd.
Hieronder de 10 onderwerpen die je bij de jaarafsluiting geld kunnen opleveren. Bespreek ze met jouw accountant of boekhouder.
1. Bespreek het resultaat
Hoe hebben omzet en winst zich ontwikkeld ten opzichte van de afgelopen jaren? Valt het resultaat mee of tegen? Is de winst in lijn met het werk dat je hebt gedaan en de tijd die je erin hebt gestoken? Bespreek bij grote afwijkingen in omzet en kosten wat de oorzaak hiervan is en welke acties nodig zijn.
Jouw accountant kent van alle posten de achterliggende details dus aarzel niet om te vragen naar specificaties en grootboekmutaties zoals de kosten per grootboekrekening of de omzet per klant.
Houd privé- en zakelijke uitgaven en inkomsten goed gescheiden. Maak elke maand een vast bedrag naar jezelf over als salaris/privé opname, dan hou je het overzicht.
2. Bespreek de balans
Hoe ontwikkelt het eigen vermogen zich? En het vreemd vermogen? Bespreek de openstaande debiteuren (verkoopfacturen) en crediteuren (inkoopfacturen). Staan deze posten nu nog steeds open of zijn ze intussen ontvangen/betaald? Als er discussie is met een klant over een verkoopfactuur dan is het belangrijk dat je dit met jouw accountant bespreekt. Een oninbare vordering wordt afgeboekt, zodat de btw wordt teruggevraagd. Voor een dubieuze vordering kan een voorziening worden getroffen zodat je nog geen belasting hoeft te betalen over deze post.
3. Heb je de juiste rechtsvorm?
Belangrijke overwegingen voor de keuze van een rechtsvorm zijn aansprakelijkheid en belastingen. In een eenmanszaak is de ondernemer privé aansprakelijk voor schulden van de onderneming. In een BV is hoofdelijke aansprakelijkheid niet aan de orde, tenzij je als bestuurder bewust verkeerd hebt gehandeld. Bespreek met je accountant de risico’s die je loopt en bekijk of een BV fiscaal voordeliger is. Bij een winst van meer dan € 150.000 per jaar kan een BV fiscaal interessant worden. De keuze hangt ook af van de vraag hoeveel je netto nodig hebt om van te leven. Jouw accountant kan meedenken over de juiste rechtsvorm van jouw onderneming.
4. Kom je uit met je salaris (BV)?
Als DGA (directeur-grootaandeelhouder) van één of meerdere BV’s ben je verplicht om jezelf jaarlijks minimaal € 51.000 (in 2022 € 48.000) per jaar aan brutosalaris te geven. De BV moet een dergelijk salaris natuurlijk wel kunnen betalen, anders is een lager gebruikelijk loon verdedigbaar. Er gelden uitgebreide regels voor het loon van de DGA. Bespreek jouw specifieke situatie met je accountant.
5. Plan de investeringen
De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) is een bedrag dat je extra kan aftrekken van de winst als je hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen zoals computers, machines of een bestelauto. Deze regeling is in het leven geroepen om kleine investeringen te bevorderen. Als je in 2022 minimaal € 2.401 hebt geïnvesteerd, kun je maximaal 28% van de investering als extra aftrekpost opvoeren. Bespreek met je accountant wat voor jou het voordeligste is, en of je investeringen wel/niet moet doorschuiven naar een volgend jaar. Heb je plannen om te investeren in milieu- of energie-investeringen? Bespreek dit sowieso met jouw accountant. Deze investeringen kunnen extra aftrek opleveren, maar je moet ze wel tijdig aanmelden bij de instanties.
6. Versneld afschrijven of juist niet?
Startende IB-ondernemers mogen zelf kiezen hoe snel ze investeringen afschrijven. Als je in 2022 veel winst hebt gemaakt dan is het over het algemeen verstandig ineens af te schrijven. Je verlaagt daarmee de winst en dus ook de te betalen belasting. Heb je weinig of geen winst gemaakt, dan kun je beter niets afschrijven over 2022 en de afschrijving uitstellen tot 2023 of later, als de winst hoger is. Bespreek jouw specifieke situatie met je accountant en bekijk samen wat het meest voordelig is.
7. Maak je gebruik van de oudedagsreserve?
De oudedagsreserve, ook wel fiscale oudedagsreserve of FOR genoemd, is een fiscale faciliteit voor inkomstenbelasting ondernemers (eenmanszaken) waarmee belastinguitstel wordt verleend. Je kan hiermee belasting uitstellen door geld in je onderneming te laten zitten. De jaarlijkse aftrekpost is maximaal 9,44% van de winst (met een maximum van € 9.632 in 2022). Over dit deel betaal je dus in 2022 geen inkomstenbelasting. De meeste accountants houden automatisch rekening met de oudedagsreserve. Hiermee creëren ze een belastingbesparing voor 2022. Dat is prima, maar weet wel dat de oudedagsreserve een uitgestelde belastingschuld met zich mee draagt. Vroeg of laat moet je toch belasting betalen. Zorg dus dat je het bedrag van de oudedagsreserve (maar tenminste het belastingdeel!) op jouw bankrekening hebt staan. Het doel van deze regeling is om ondernemers geld te laten reserveren voor hun oude dag. Overleg met jouw accountant of het opbouwen van een oudedagsreserve voor jouw specifieke situatie überhaupt wel fiscaal voordelig is. Als je weinig of geen winst maakt, is het belastingvoordeel laag. Met een beetje pech moet je later tegen een hoger tarief afrekenen. Deze regeling wordt afgeschaft per 1 januari 2023. Bespreek dus met je accountant wat je gaat doen met de opgebouwde oudedagsreserve. Laat je deze als reservering op de balans staan? Of zet je de opgebouwde reservering om in een lijfrente- of bankspaarproduct?
8. Middelen (IB) of verliezen verrekenen (IB/VPB)
Als de winst uit onderneming de afgelopen drie jaren sterk fluctueerde, dan kan het zijn dat je in een bepaald jaar belasting hebt betaald in de hoogste schijf, terwijl je in een ander jaar nog ruimte had in een lagere schijf. In dat geval kun je mogelijk geld terug krijgen door te middelen in de inkomstenbelasting. Heb je in het ene jaar verlies, en het andere jaar winst gemaakt, dan is het mogelijk om deze met elkaar te verrekenen. Het verrekenen van verliezen geldt zowel voor ondernemers binnen de inkomstenbelasting (IB) als binnen de vennootschapsbelasting (VPB). Er zijn wel termijnen verbonden aan het verrekenen van verliezen.
9. Zijn je voorlopige aanslagen niet te hoog of te laag?
Het aanvragen van een voorlopige aanslag of het laten wijzigen van een voorlopige teruggaaf kan verstandig zijn als je niet verrast wilt worden door een hoge belastingaanslagen achteraf. De Belastingdienst rekent 4% rente bij inkomstenbelasting aanslagen en de belastingrente voor VPB-aanslagen (BV’s) is maar liefst 8%! Bespreek met je accountant de hoogte van de voorlopige aanslag. Je wilt natuurlijk ook niet dat de voorlopige aanslag te hoog is, want dan betaal je geld dat je beter privé of in je bedrijf kan gebruiken.
10. Hoe houd je zicht op jouw cijfers?
Zorg ervoor dat het zakelijk karakter duidelijk valt op te maken uit bonnen en facturen. Noteer bijvoorbeeld de naam van de zakenrelatie op een bon van een lunch of diner. Het zakelijke karakter moet namelijk ook voor een derde (de belastinginspecteur!) duidelijk zijn. Houd een zakelijke agenda bij. Dit kan onderdeel van onderzoek vormen om bijvoorbeeld de toepassing van het urencriterium of een kilometervergoeding bij gebruik van een privé auto aannemelijk te kunnen maken.
Het is belangrijk om samen met je accountant door de cijfers van het afgelopen jaar heen te lopen. Nog beter is het om je onderneming wat vaker cijfermatig tegen het licht te houden. Alleen als je weet hoe je er financieel voor staat kun je op tijd ingrijpen als het mis dreigt te gaan. Daarnaast geven de cijfers je essentiële informatie voor zakelijke beslissingen zoals investeringen of besparingen. Bespreek met je accountant hoe je zicht houdt op de cijfers. Het verder automatiseren van je boekhouding is ook een mooie volgende stap. Dit zal je veel tijd besparen.
Bonustip
Je administratie zelf doen of uitbesteden?
Het voordeel van je administratie zelf doen is dat je altijd inzicht hebt in je cijfers. Veel ZZP’ers gebruiken Excel om hun inkomsten en uitgaven in bij te houden. Bij deze handmatige invoer van facturen en bonnetjes is het risico echter groot dat je ongemerkt fouten maakt. Om fouten te voorkomen kun je beter kiezen voor een professioneel boekhoudprogramma zoals SnelStart. Hiermee kun je met veel gemak je boekhouding doen. Maar ook als je de administratie zelf doet is het verstandig om in zee te gaan met een accountant. Een accountant kan je helpen bij het opzetten van een administratie en je adviseren over allerlei administratieve en fiscale zaken. Je kan samen met jouw accountant regelmatig samen (concept) aangiften doornemen en kijken waar belastingbesparingen mogelijk zijn.