De aftrekbare kosten

Wanneer je belasting moet betalen, mag je van de Belastingdienst bepaalde bedragen van het bruto jaarinkomen aftrekken. Aftrekbare kosten zorgen ervoor dat het inkomen waar belasting over moet worden betaald lager wordt. En dat is in jouw voordeel: je betaalt immers niet teveel belasting.

Wees niet bang
Laat je als ondernemer niet onnodig bang maken. Je mag zakelijke uitgaven met een gerust hart indienen bij de Belastingdienst als aftrekposten. Het enige wat daarbij belangrijk is; je moet kunnen toelichten/aantonen waarom de uitgaven noodzakelijk zijn. En als je dat kunt, is er niets aan de hand. Dan krijg jij de aftrekpost waar je recht op hebt. In principe zijn alle kosten aftrekbaar, die je niet gemaakt zou hebben, als je geen onderneming had.

Scheid zakelijk & privé
Houd privé en zakelijke uitgaven en inkomsten altijd goed gescheiden. Je kunt een aparte zakelijke rekening openen en gebruiken naast je al bestaande rekening(en). Schrijf elke maand een vast ‘salaris’ bedrag over van je zakelijke rekening naar je privé betaalrekening.
Ook voor je boekhouding geldt deze scheiding van privé en zakelijk. Het is niet de bedoeling dat je accountant door een stapel paperassen moet worstelen om uit te zoeken wat privé en wat zakelijk is. Tenzij je het niet erg vindt om je accountant daarvoor te betalen.
Lever geen ‘honderden’ bonnen in als je in een jaar bijna geen omzet hebt gemaakt. Bedenk bij piepkleine of volslagen onleesbare bonnetjes hoeveel onnodige tijd het je boekhouder/accountant kost om uit te zoeken of ze onder bedrijfskosten vallen.

Kortom: orden je bonnen netjes en noteer altijd waarvoor de kosten zijn gemaakt op de bon. Op die manier kan je accountant alles snel en goed onder bedrijfskosten boeken. En door deze nette en consequente manier van werken bespaar je dus geld!

Beperkt aftrekbare kosten
De kosten voor eten en drinken met zakenrelaties zijn beperkt aftrekbaar. Dit geldt ook voor buitenlandse horecakosten. Bij hoge uitzondering kunnen overige horecabonnen worden afgetrokken, wanneer het werk vereist dat er ‘s avonds of ‘s nachts moet worden doorgewerkt.
In alle gevallen worden horecakosten deels gecorrigeerd voor de kosten, die je anders thuis aan het eten kwijt zou zijn. Dit percentage is door de Belastingdienst gesteld op 26,5%, hierdoor zijn consumpties en dergelijke dus voor 73,5% aftrekbaar.
De btw op eten en drinken in horecagelegenheden mag niet worden teruggevraagd. Deze uitgaven worden inclusief de btw als kosten geboekt.

Bewijslast
Zorg ervoor dat het zakelijk karakter duidelijk valt op te maken uit bonnen en facturen. Noteer bijvoorbeeld de naam van de zakenrelatie op een bon van een lunch of diner. Het zakelijke karakter moet ook voor een belastinginspecteur duidelijk zijn.
Houd een zakelijke agenda bij. De inspecteur kan hierom vragen, bijvoorbeeld ter onderbouwing van het urencriterium of om een kilometervergoeding bij gebruik van een privé auto aannemelijk te kunnen maken. Zorg dat deze agenda presenteerbaar is.

Samenvattend

  • Houd de zakelijke bonnen die je als aftrekpost wilt indienen netjes bij elkaar.
  • Label duidelijk: schrijf op de bon de reden van de gemaakte kosten.
  • Gemaakte zakelijke horecakosten zijn beperkt aftrekbaar.
  • De btw op horecakosten mag je niet terugvragen.
  • Houd een zakelijke agenda bij.