Werk jij nog met de klassieke schoenendoos vol met bonnetjes? Dat lijkt misschien voor nu gemakkelijk, maar het levert je uiteindelijk meer ongemak en kosten op. Gelukkig doen de meeste ondernemers het niet meer op die manier. Ze weten dat een goed geordende administratie tijd- en kostenbesparend is. Voor degenen die nog een beetje eigenwijs zijn, zijn de volgende tips wellicht handig.
Een ordner moet…
… genoeg ruimte bevatten om een poos vooruit te kunnen.
… je niet onoverzichtelijk volproppen.
… de onderbouwing van je cijfers zijn.
Kortom: een goed ingerichte ordner of map geeft overzicht en rust voor zowel jou als je (eventuele) accountant. Sterker nog: het bespaart je geld als je accountant snel alles kan vinden.
Welke documenten onderbouwen je cijfers?
Denk hierbij aan verkoopfacturen, inkoopfacturen, zakelijke bonnetjes, bankafschriften, kwitanties en leveringsbewijzen. Helaas, het uitje of etentje in de familiesfeer mag je niet opvoeren bij de Belastingdienst. Dat bonnetje kan dus weg.
Hoe orden je documenten?
Het is belangrijk dat je denkt in jaren. De Belastingdienst werkt ook zo. Dus berg je documenten op met in gedachten de bijbehorende jaarcijfers. De oplopende volgnummers zijn de referenten naar je documenten. Ontbreken er volgnummers op je documenten? Nummer dan zelf je documenten. Zo vind jij (en je eventuele accountant) snel iets terug.
Verkoopfacturen
Zorg ervoor dat ook al je verkoopfacturen opeenvolgend en ononderbroken genummerd zijn. Vermeld op de verkoopfacturen wat voor werkzaamheden verricht zijn. Dat is extra belangrijk als het om facturen met een afwijkend btw-tarief (0% of 6%) gaat.
Let op dat bij intracommunautaire (EU) leveringen het btw-nummer van de klant op de factuur moet staan. Bewaar ook de bewijsstukken met betrekking tot de verzending naar de klant.
Inkoopfacturen en bonnetjes
Sorteer de facturen en bonnen op maand en nooit op soort. Kleine bonnetjes mag je met een paar tegelijk op één vel A4-papier vasthechten. Pinbonnen zijn nooit een bewijs van aankoop. Op de bon moet namelijk de naam van de leverancier staan. En voor het opvoeren van de btw moet ook het btw-bedrag op de bon staan. Vermelding van ‘incl. btw’ is dus eigenlijk niet voldoende. Je kunt dan beter gelijk de leverancier om een correcte factuur vragen.
Alleen op openbaar vervoer (6% btw) en taxivervoer (21% btw) hoeft het btw-bedrag er niet daadwerkelijk op te staan. Dit zijn wettelijke uitzonderingen.
Bewijslast
Al je zakelijke documenten zoals de bonnen en facturen zijn ‘bewijzen’ voor de Belastingdienst. Je hebt dus te maken met een bewijslast. Dat je deze zakelijke bonnen en facturen ordelijk moet opbergen weet je inmiddels. Ook weet je nu dat je op deze documenten gegevens moet noteren (volgnummer en omschrijving) als die ontbreken of niet duidelijk zijn. Nu is er nog één ding wat erbij komt: de zakelijke agenda. Houd een zakelijke agenda bij, want een belastinginspecteur kan hier om vragen. Wat kun je zoal in deze agenda bijhouden? Je gewerkte uren in je bedrijf (handig voor het urencriterium) of bijvoorbeeld het aantal gereden kilometers voor een kilometervergoeding (als je met je privéauto zakelijk rijdt).
Die zakelijke agenda moet er natuurlijk netjes en up-to-date uitzien.
Bewaartermijn
Er geldt voor de administratieve basisgegevens een fiscale bewaarplicht van minimaal 7 jaar. Bankier je via internet? Maak een print/uitdraai van je zakelijke transacties en bewaar ze bij je zakelijke administratie.
Samenvattend
- Bewaar de bonnen/facturen overzichtelijk bij elkaar op basis van de kalendermaanden in een jaar.
- Label duidelijk: geef de bon/factuur de juiste naam en volgnummer.
- Vraag om een zakelijke factuur als je de btw terug wilt vorderen van een aankoop.
- Houd een zakelijke agenda bij.
- Bewaar je administratie minimaal 7 jaar.