Goed nieuws voor ondernemers! Nooit meer boekhouden dankzij UBL en boekhoudsoftware!
Waarom?
UBL (Universal Business Language) is inmiddels de wereldwijde standaard voor facturen, en ook in Nederland volledig geaccepteerd. Inkoopfacturen met UBL-code worden met één druk op de knop in uw boekhoudprogramma ingelezen! Hierdoor wordt het voeren van uw administratie gemakkelijker, goedkoper en efficiënter.
Hoe dan?
Als u dat prettig vindt, kunt u uw klanten natuurlijk een factuur sturen per post. De inkoopfacturen archiveert u in een ordner en u brengt uw administratie elk kwartaal naar uw boekhouder of accountant. 
Als u papierloos wilt werken zult u uw inkoopfacturen scannen en als PDF opslaan. U mailt uw verkoopfacturen als PDF-bestand naar uw klanten. Het nadeel van PDF is dat 100% herkenning door de software van de ontvangende partij lang niet altijd mogelijk is en facturen in veel gevallen handmatig overgenomen moeten worden in de boekhouding. Dat levert onnodig werk op.
Door de factuur óók in UBL aan te bieden leidt deze automatisch tot een boekingsvoorstel omdat 100% duidelijkheid is over de factuurelementen, zoals het factuurbedrag, de BTW, maar ook het KvK-nummer en bankrekeningnummer van de leverancier.
De “UBL-robot” neemt dan het werk van uw boekhouder over!
Wat moet u doen?
1. U stuurt een UBL-bijlage mee met uw PDF-facturen
In nagenoeg alle boekhoud- en facturatiepakketten is factureren in UBL mogelijk. Het is slechts een kwestie van een vinkje aanzetten in uw boekhoudpakket om een UBL-bijlage met uw PDF-factuur mee te sturen.
U kunt uw klanten informeren met de volgende toelichting:
“Hierbij ontvangt u onze factuur naar aanleiding van de geleverde goederen en/of de verrichte werkzaamheden. Zoals u ziet sturen we ook een xml-bestand mee. Dat is de factuur in UBL-formaat die direct in uw boekhouding kan worden ingelezen en verwerkt.”
2. U vraagt leveranciers om UBL-facturen
Zodra u nog een PDF-factuur ontvangt van uw leverancier, stuurt u direct een reply:
“Wij zouden het erg op prijs stellen om uw facturen in het vervolg te ontvangen als UBL-facturen. UBL-facturen zijn facturen in digitale vorm die direct in onze boekhouding kunnen worden ingelezen. Dat bespaart ons invoerwerk en voorkomt fouten. Als het mogelijk is om UBL-facturen aan te maken, bestaat de e-mail met de UBL-factuur voortaan uit twee losse attachments: de PDF en de UBL.”
3. U meldt zich aan bij Go2UBL
Er zijn natuurlijk altijd leveranciers die hun facturen niet kunnen aanleveren in UBL-formaat. Daarom moet u zich aanmelden bij go2UBL. Als uw accountant de boekhouding voor u verzorgt meldt hij uw onderneming aan, want dan worden de bestanden rechtstreeks in zijn systeem afgeleverd.
De gescande en PDF-facturen mailt u naar “(uw KvK-nummer)@go2UBL.nl”. Zij zetten de factuur om naar een UBL-code. Bonnetjes kunt u scannen met de UBL-app. De originele facturen worden mét UBL-code rechtstreeks afgeleverd op de door u aangegeven locatie (bijv. e-mail, Dropbox, Google Drive).
De tijd van tassen, ordners en het zoeken naar de juiste factuur is dan echt voorbij. U bent natuurlijk nog wel altijd welkom voor een kopje koffie!