Voordeel voor de DGA (directeur grootaandeelhouder):
Stel u heeft een BV waar u alleen op de loonlijst staat. Uw fiscale loon bedraagt € 60.000 per jaar. Dan kan de BV in 2015 een bedrag van 1,2% x € 60.000 = € 720 per jaar (€ 60 per maand) belastingvrij aan u vergoeden.
U bent er vrij in hoe u dit bedrag besteedt. Posten die onder het algemene forfait van de werkkostenregeling vallen zijn bijvoorbeeld:
• Kerstpakketten en andere (jubileum) geschenken;
• Personeelsfeesten en -reizen;
• Internet en telefoon thuis;
• Fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke;
• Reiskosten met eigen vervoer voor zover meer dan € 0,19 per kilometer;
• Inrichting van de werkruimte thuis.
Apparatuur, computers en gereedschappen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie zijn vrijgesteld. Deze kunt u dus sowieso belastingvrij vergoeden en vallen niet onder het forfait. Dit geldt ook voor de kilometervergoeding tot € 0,19 per kilometer. Voor de auto van de zaak gelden andere regels.
De werkkostenregeling op hoofdlijnen:
1. Een werkgever mag onder de werkkostenregeling 1,2% van de totale fiscale loonsom (in 2014 1,5%) gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel.
2. De werkgever moet 80% eindheffing aan de belastingdienst betalen over de factuurwaarde (incl. BTW) van de vergoedingen en verstrekkingen voor zover die uitkomen boven het algemene forfait van 1,2%. Deze 80% is een werkgeverslast en kan niet op de werknemer verhaald worden.
3. De verschillende posten die u onder de werking van het algemene forfait wil brengen, hoeven niet te worden gespecificeerd of aan individuele medewerkers te worden toegerekend.
4. Het is mogelijk om de budgettaire ruimte aan één of enkele werknemers (dus bijvoorbeeld de DGA zelf) toe te bedelen, maar er geldt wel een zogenaamde gebruikelijkheidstoets om misbruik van de regeling te voorkomen.
Administratief advies:
Het is belangrijk dat u een overzicht heeft van de vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Daarom is het advies om de vergoedingen en verstrekkingen zoals hierboven genoemd op een aparte grootboekrekening in uw boekhouding te verwerken, bijv. 4080 Werkkostenregeling (gerubriceerd onder de overige personeelskosten).
De kosten die vallen onder een vrijstelling (bijvoorbeeld de kilometervergoeding tot € 0,19 per kilometer) administreert u op de reguliere grootboekrekeningen.