De meeste ondernemers moeten 21% btw over de vergoeding voor hun leveringen of diensten rekenen. De in rekening gebrachte btw moet je ook weer afdragen aan de Belastingdienst. Het totaalbedrag dat je aan je klanten in rekening brengt, is dan inclusief btw.
Welk btw-tarief je toepast, hangt af van het soort goederen of diensten dat je levert. Het algemene btw-tarief is 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt het lage tarief van 6%, het 0%-tarief of een vrijstelling.
De eisen van een btw-factuur
Een btw-factuur moet aan een aantal eisen voldoen. De Belastingdienst controleert daar streng op. Is je factuur niet in orde? Dan kun je een boete krijgen van maximaal €4.920. En dat wil je natuurlijk niet!
De volgende zaken moeten op je btw-factuur staan:
- NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) van zowel de leverancier en de afnemer.
- De datum.
- Jouw Btw-identificatienummer en KvK-nummer.
- De hoeveelheid en aard van de geleverde dienst/goederen.
- Eventuele vooruitbetalingen en kortingen.
- Het btw-tarief (0%, 6% of 21%) en het btw-bedrag.
- Het btw-identificatienummer van de afnemer bij een btw-verlegd of intracommunautaire levering.
- Een opvolgend nummer.
Tip: bekijk eens wat voorbeelden van facturen die jezelf toegestuurd krijgt van bekende bedrijven. Of download een voorbeeldfactuur via internet. Check altijd of de btw-factuur aan alle eerder genoemde eisen voldoet.
De factuur moet altijd worden uitgereikt uiterlijk de 15e dag na de maand waarin de levering of dienst is verricht.
Omzet en kosten
De verstuurde verkoopfacturen vallen onder ‘omzet’. De inkoopfacturen en (aankoop)bonnen vallen onder ‘kosten’. De factuurdatum bepaalt in welk btw-tijdvak de omzet en kosten horen.
Je mag alleen btw terugvragen als je een geldige factuur hebt (zie de eisen van een btw-factuur). Als er geen btw op een inkoopfactuur of bonnetje is vermeld, dan mag er ook geen btw teruggevraagd worden.
En weer geldt: label duidelijk. Schrijf op elke bon, waarvan je de btw wilt terugvragen, de reden van de gemaakte kosten. Voorbeelden: “Telefoon + datum.” Of “Huur kantoor + datum.” Als de bon al duidelijk is qua gemaakte kosten, dan spreekt het voor zich dat je niet hoeft te labelen.
Bewaar altijd de ingediende aangiften omzetbelasting en achterliggende berekeningen!
Gebruik de Kleineondernemersregeling (KOR)
Heb je weinig omzet? Dan kun je gebruik maken van de Kleineondernemersregeling (KOR). Deze regeling zorgt ervoor dat je geen of minder btw hoeft te betalen als je onder twee grenzen blijft.
De twee grenzen:
- Als eerste is dat een bedrag aan af te dragen omzetbelasting van € 1.345 per jaar. Dat is een saldobedrag: het verschil tussen de af te dragen btw en de als voorbelasting te verrekenen btw. Als het saldobedrag niet meer dan € 1.345 is dan hoef je niets af te dragen. Je mag het btw-bedrag houden.
- Boven de € 1.345 geldt een glijdende schaal tot € 1.883 aan per saldo af te dragen omzetbelasting. Bij een af te dragen belasting tussen deze twee bedragen krijg je een tegemoetkoming van 2,5 x (€ 1.883 min de af te dragen btw).
Boven de € 1.883 moet je alle btw afdragen. Haal je het maximumbedrag van € 1.883 niet? Overweeg dan om nog dit jaar investeringen of uitgaven te doen om wel van de KOR gebruik te kunnen maken.
Bereken hoeveel btw je uiteindelijk moet afdragen op BerekenHet.nl.
Btw aangifte invullen
Als je per kwartaal btw aangifte moet doen, dient het verschuldigde bedrag van de aangifte altijd binnen 1 maand na afloop van het aangiftetijdvak te zijn ingediend én betaald.
Betaal en dien op tijd je btw-aangifte in, daarmee voorkom je (onnodige) boetes. De aangifte over bijvoorbeeld het 1e kwartaal moet dus altijd uiterlijk 30 april zijn ingediend én betaald.
En heel belangrijk: doe altijd aangifte. Ook als je in een tijdvak geen btw terugkrijgt of hoeft te betalen!
Tip: Laat je door de Belastingdienst herinneren wanneer je btw-aangifte moet doen. Stel dat in via het beveiligde gedeelte van de Belastingdienst via gebruikersinstellingen. Vink daar aan dat je een e-mailbericht wilt ontvangen.
Btw teruggaaf kosten privé auto
Als je een privéauto ook zakelijk gebruikt, mag je een deel van de btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. Stel je rijdt in een jaar 30.000 kilometers, waarvan 10.000 zakelijke kilometers en 20.000 privé kilometers. Je deelt vervolgens 10.000 door 30.000 waardoor je op 1/3e deel zakelijke autokosten uitkomt. Dat 1/3e deel van de btw tel je op bij de rubriek ‘5b Voorbelasting’. Deze regel geldt alleen voor een eenmanszaak, een vennootschap onder firma en andere IB-ondernemers.
Het is dus goed om ook de bonnen (benzine, onderhoud, parkeren et cetera) van een privé auto te bewaren. Noteer ook de kilometerstand per 1 januari en 31 december zodat je het percentage zakelijke kilometers kunt bepalen. In de btw-aangifte van het 4e kwartaal voer je het zakelijke deel van de btw op als voorbelasting, waardoor je minder btw hoeft te betalen.
Samenvattend
- Zorg voor een goede btw-factuur die aan alle eisen voldoet.
- Label duidelijk: geef de bon/factuur de juiste naam en volgnummer.
- Bewaar altijd de ingediende aangiften omzetbelasting en achterliggende berekeningen.
- Benut de KOR indien van toepassing of overweeg om te investeren, zodat je wel van de KOR gebruik kunt maken.
- Vraag om een zakelijke factuur als je de btw terug wilt vorderen van een aankoop.
- Betaal en dien op tijd je btw-aangifte in, daarmee voorkom je (onnodige) boetes.
- Noteer het aantal gereden zakelijke kilometers als je met je privéauto ook zakelijk rijdt.
- Bewaar bonnen en facturen van je autokosten als je met je privéauto ook zakelijk rijdt.
En heel belangrijk: doe altijd aangifte. Ook als je in een tijdvak geen btw terugkrijgt of hoeft te betalen!